Vivemos em um mundo cada vez mais tecnológico. Grande parte dos serviços passaram a ser ambientados no meio digital como lojas e bancos. Assim, não seria diferente com os documentos que não existem só no meio físico ou arquivados em prateleiras e gavetas. Agora existe outras possibilidades e uma delas é o armazenamento em nuvem.
Com isso, a tipificação de documentos tornou-se presente na realidade das organizações de acordo com o volume de dados que elas possuem. Assim ao ter um local certo de armazenamento, fica possível acessar de forma rápida e eficaz as informações de maneira organizada. Essa metodologia é benéfica para empresas que procuram simplificar a classificação de documentos.
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Afinal, o que é tipificação de documentos?
O arquivamento de documentos sempre foi uma questão para as empresas enfrentarem, independente do seu segmento. A tipificação pode ser manual ou com auxílio de softwares.
Em síntese, baseia-se pela classificação dos documentos conforme a sua categoria. Sendo que o principal intuito é de organizar, armazenar e identificar todos os documentos da empresa, estabelecendo um sistema que seja padrão e detalhado.
Quais documentos podem ser tipificados?
A princípio, a tipificação de documentos é abrangente, por aplicar de forma ampliada vários formatos, desde os mais complexos indo de encontro aos mais simples. Ou seja, qualquer documentação é passível de tipificação.
Afinal, cabe a empresa e colaboradores que julguem o valor e relevância do documento, definindo critérios específicos.
Como funciona a tipificação de documentos?
A tipificação de documentos necessita da definição de categorias e subcategorias que organize os diferentes tipos de documentos da empresa. Cada documento fica armazenado conforme a sua finalidade e área de aplicação. Assim, a classificação pode ser feita seguindo inúmeros critérios, como:
– Departamento de origem;
– Gênero do conteúdo;
– Período da criação;
– Grau de confidencialidade.
Por que investir na tipificação de documentos?
Esse é um processo primordial para a melhoria da gestão documental das organizações de diversos tamanhos. Com esse tipo de categorização é possível ter uma classificação mais detalhada dos documentos, havendo mais agilidade na busca por informações específicas, mesmo com grande escala de arquivos armazenados. Ou seja, tornando possível obter diversos benefícios que impactam diretamente na eficiência das operações.
Além da implementação da tipificação, é necessário o treinamento dos colaboradores para a utilização do sistema de forma eficiente e correta. Contudo, o outro ponto interessante a ser avaliado é a importância em monitorar os resultados para identificação de pontos que estão indo bem ou que vão precisar de mais de atenção e serem repensados.
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Por que esse processo é importante?
A tipificação de documentos é uma ferramenta para organizações que desejam a otimização do tempo e da gestão de informações para aumentar a produtividade e segurança de dados, afim de obter melhores resultados, como:
– Eliminação de buscas manuais (se for investir em softwares);
– Organização e padronização dos documentos;
– Controles de acessos mais rigorosos;
– Segurança;
– Aumento da produtividade;
– Melhoria da experiência dos colaboradores e clientes.
As empresas podem escolher a melhor forma de aplicar esse processo de otimização, seja de forma manual ou tecnológica, como o uso de nuvens, inteligência artificial, machine learning entre outros sistemas. Afinal, investir na tipificação de documentos digital é obter diversos benefícios com base em decisões estratégicas, principalmente, para empresas que querem se manter competitivas perante a concorrência no mercado.
